Datamigratie van macOS naar SharePoint Online

Cloudmigratie en gegevensmigratie

Cloudopslag is voor veel kleine bedrijven een ideaal principe om databestanden beschikbaar te stellen. Alle medewerkers kunnen van eender waar toegang bekomen. Enkel een internetverbinding en een account is nodig. Perfect dus voor startende bedrijven.

Ook bestaande bedrijven die de overstap naar cloudopslag willen maken hebben die mogelijkheid. Cloudmigratie is een procedure waarbij gegevens van één locatie, vaak vanaf lokale server van een bedrijf worden verhuist naar de servers van een openbare cloudprovider. Hetzij dat de migratie hiervan wel de nodige voorbereiding vereist. In dit artikel worden de mogelijke obstakels behandeld.

Behoefte van het bedrijf

• Migratie van databestanden vanaf een lokale Mac Mini op macOS 10.12 Sierra naar een cloud platform (Microsoft SharePoint). Datahoeveelheid is ongeveer 200 Gb.
• Bestaande folder- en bestandsnaamgeving wijkt af van Microsoft naamgeving.
• Bestanden moeten tijdens migratieproces toegankelijk blijven voor medewerkers (= onderhevig aan wijzigingen). Detectie van toevoegingen en wijzigingen zijn nodig.
• Na een volledig migratie de bestaande server uitschakelen en medewerkers overschakelen naar de nieuwe opslaglocatie.

Door de jaren heen kunnen er veel verboden karakters in folders en bestanden insluipen.
Ook door gebruikers die e-mail lokaal bewaren op de Apple server door drag & drop.
Naast de bekende verboden tekens zoals hier opgenomen …

• Tilde (~)
• Number sign (#)
• Percent (%)
• Ampersand (&)
• Asterisk (*)
• Braces ({ })
• Backslash ()
• Colon (:)
• Angle brackets (< >)
• Question mark (?)
• Slash (/)
• Plus sign (+)
• Pipe (|)
• Quotation mark (“)

… mag men ook geen toegelaten karakters foutief toepassen.
Zo geven een punt gevolgd door een punt in een bestandsnaam of folder een conflict. Zelfs een bestand dat begint of eindigt met een spatie is niet toegelaten.
Een volledig overzicht van de beperking voor OneDrive en SharePoint is te vinden op deze Microsoft webpagina:

• Restrictions and limitations in OneDrive and SharePoint

Manueel in duizenden bestanden en honderden folders de correcte naamgeving controleren is onbegonnen monnikenwerk. Automatisatie is dus nodig. Voor deze behoefte bestaan er (gratis) hulpmiddelen die hiervoor kunnen zorgen. Hierbij vermeld ik er twee:

• https://www.transnomino.com/
• https://mrrsoftware.com/namechanger/

Zelf had ik Transnomino gebruikt. Echt een aanrader. Transnomino heeft legacy versies voor oudere macOS vanaf versie 10.11.

Deze tools hebben mogelijkheden als Find and Replace, Regular Expressions, Prefix and Suffix, Numbering, Trim, Case Changes maar ook ‘Windows Compatibility’. Vooral ‘Windows Compatibility’ is hier belangrijk als voorbereiding om een migratie naar Microsoft SharePoint succesvol te kunnen uitvoeren.

Deze functionaliteit voor compatibiliteit had ik pas later ontdekt, eigenlijk tijdens het schrijven van dit artikel. Eerder had ik bij een eerste uitvoering op de gedeelde map gebruik gemaakt van een ‘Regular Expression’ waarin ik de meerderheid van verboden karakters had opgenomen om te vervangen door een koppelteken (-). Nadeel was dat toegelaten karakters (punt en spatie) niet vervangen werden. Maar een folder met een punt of een bestand dat begint met een spatie is evenmin aanvaarbaar voor Microsoft opslagsystemen. Niet perfect gelukt dus.

Waarna het kopieren van de gedeelde map naar een OneDrive folder dus onheroepelijk aangaf dat er upload conflicten bestaan. Manueel te bevestigen waarna OneDrive wel automatische enkele honderden bestanden en folders ging aanpassen.

Het gebruik van Transnomino is eenvoudig via de GUI. Het heeft een Drag & Drop functionaliteit waarbij de bestanden en folders die hernoemt moeten worden gewoon gesleept worden naar het inputveld. Vooraf Conversion kiezen, Full Path als locatie, Windows Compatibility kiezen als convert-optie. De software geeft de voor-en-na aan in het scherm. Zo kan je zien wat de oorspronkelijke (foutieve) en nieuwe naamgeving zal worden. Bevestig de instelling met Rename en vertrouw op het proces.

Fase één in compatibele naamgeving was hiermee voltooid.

Fase twee van de migratie was de gedeelde folder op de Mac Mini ‘server’ overbrengen naar Microsoft SharePoint.Hier was macOS 10.12 Sierra een beperking. Microsoft heeft geen geschikte versies meer van OneDrive voor dit oude besturingsysteem. Via een omweg dan. Een iMac gebruiken met toegang tot OneDrive en een SMB-koppeling naar de Mac Mini. Drag-en-Drop is hier niet aangewezen omdat er geen correcte controle of opvolging mogelijk is. Een hulpmiddel om te sysnchroniseren is dan nodig.
Ook daar bestaan er gratis (open source) hulpmiddelen voor.

Ik heb gebruik gemaakt van FreeFileSync 14.3 voor macOS.

• https://freefilesync.org/

Via de GUI kiest men de bronlocatie en de locatie voor de bestemming.
Bij de start maakt de software een inventaris van de duizenden bestanden en honderden folders. Na deze eerste controle krijgt men een overzicht van de groote van de doelfolders en bestanden en het totaal aan data die overgezet moet worden.
En hier valt gelijk op dat een freqente syncronistatie van bron en doel een belangrijk is.
Opladen van 100 tot 200 Gb naar een cloud server vergt behoorlijk wat tijd. Tijdens deze tijdspanne zullen er wellicht lokale bestanden gewijzigd, in gebruik zijn en of toegevoegd worden. Synchronistatie in verschillende fasen is dus nodig.
En hier ging het fout. Door powersaving en/of macOS update op de iMac was het proces onderbroken. Bij het hervatten de volgende dag ging het tweemaal fout: enkel bestanden werden overgenomen zonder de folderstructuur over te nemen.

Alternatief … Een kopie naar de iMac in een alternatieve folder. Alles ok hierme.
Maar dit gaf allerminst een oplossing voor de noodzaak om een regelmatige syncronisatie te kunnen uitvoeren. Vooral omdat tijdens de upload naar SharePoint vastgesteld werd dat de naamgeving niet Microsoft compatibel was.

Fase één moet dus herbeken worden (correcte 100% Microsoft SharePoint compatibele naamgeving). Vandaag dus vastgesteld dat Transnomino die mogelijkheid biedt via conversie optie ‘Windows Compatibility’. Fase twee; upload naar SharePoint moet kunnen met de mogelijkheid tot continue synchronisatie.

In de wereld van Microsoft bestaat daar een geschikte tool voor: SharePoint Migration Tool (SPMT).

• Overview of the SharePoint Migration Tool (SPMT)
• SharePoint Migration Tool download

Hier is wel een beperking op. De software is enkel verkrijgbaar voor Windows en niet macOS.
Een alternatief in een zuiver Apple omgeving is een Windows 11 werkstation opnemen met een SMB-koppeling naar de gedeelde folder op de Mac Mini. Of zoeken naar geschikte software die wel compatibel is met Apple macOS.

En met Movebot lijkt die mogelijkheid te bestaan.

• Mac OSX Server Migration Tool

Eén van de features is ‘Filename Sanitization’, een process waarbij illegale karakters in folders en bestanden verwijderd wordt om te voldoen aan de Microsoft vereisten.
Er bestaat een gratis testversie met een datalimiet van 50 Gb. Ik heb voorlopig nog niet kunnen controleren of er een compatible versie bestaat voor het oude macOS Sierra. Eventueel dus uit te voeren via een iMac macOS Sequoia. Wordt vervolgd.